ई-मेल का परिचय

ई-मेल – इस इलेक्ट्रॉनिक संचार का आविष्कार 1970 के दशक में पत्रों और टेलीग्राम के युग के दौरान तेजी से संचार करने के लिए किया गया था, जिसने लोगों के एक-दूसरे के साथ संवाद करने के तरीके को बदल दिया, उसे ई मेल कहा जाता है. रे टॉमलिंसन (Ray Tomlinson) को ईमेल सिस्टम का जनक कहा जाता है, और उन्होंने ARPANET के लिए दो कंप्यूटर सिस्टम के बीच एक संचार भेजा.

इसे Email इसलिए कहा जाता है क्योंकि यह किसी व्यक्ति या सिस्टम को भेजी जाने वाली एक Electronic mail है, और सामान्य मेल के विपरीत, इसके लिए कागज की आवश्यकता नहीं होती है. डाक सेवा और पते के बजाय Email भेजने के लिए एक ईमेल पते और एक इंटरनेट कनेक्शन की आवश्यकता होती है.

ई-मेल क्या है?

• इंटरनेट की मदद से एक सिस्टम से दूसरे सिस्टम में तुरंत संदेशों का आदान-प्रदान करने की एक विधि को Email कहा जाता है. प्रारंभ में, Email का उपयोग उसी कंप्यूटर के यूजर्स तक सीमित था, और इसने यूजर्स को संदेश प्राप्त करने के लिए ऑनलाइन रहने के लिए कहा. समय बदल गया, और अब हम जानते हैं कि मेलबॉक्स कैसा दिखता है. मेल एक से अधिक प्राप्तकर्ता को भेजा जा सकता है, और रिसीवर का नाम Bcc में जोड़कर दूसरे अन्य प्राप्तकर्ताओं से छिपाया जा सकता है.
• यह प्रक्रिया Email Client की मदद से इंटरनेट के माध्यम से सिंपल मेल ट्रांसफर प्रोटोकॉल (Simple Mail Transfer Protocol – SMTP) सर्वर से कनेक्ट करके शुरू होती है. क्लाइंट को मेल के माध्यम से संदेशों को स्थानांतरित करने में मदद करने के लिए सर्वर को एक डेडिकेटेड पोर्ट सौंपा गया है. SMTP पोर्ट में मेल कंटेंट को स्थानांतरित करने के लिए परिवर्तित करता है. @ चिह्न नाम और मेल सर्वर के बीच विभाजक के रूप में कार्य करता है, और इसलिए एसएमटीपी @ चिह्न के बाद मेल सर्वर की तलाश करता है.
• आउटलुक, जीमेल, थंडरबर्ड आदि जैसे ईमेल के लिए अलग-अलग क्लाइंट हैं और विभिन्न क्लाइंट से मेल भेजे और प्राप्त किए जा सकते हैं. जब डोमेन अलग होते हैं, तो एसएमटीपी डोमेन नेम सिस्टम में डोमेन की तलाश करता है, और एक आईपी एड्रेस की मदद से, प्राप्तकर्ता के सर्वर को ईमेल के बारे में बताते हुए एक संकेत भेजा जाता है. उसके बाद गेटवे खुलते हैं, और मेल नए सर्वर पर भेज दिया जाता है.

ई-मेल लेखन का महत्व

ई-मेल लेखन के महत्व – व्यावसायिक कम्युनिकेशन बिना किसी सुरक्षा दिक्कत के आसानी से किया जा सकता है, और यह संचार के किसी भी अन्य रूप की तुलना में तेज़ है. साथ ही, ईमेल की मदद से कॉन्टेक्ट्स को आसानी से सेव किया जा सकता है, और स्थानीय सर्वर में डेटा को रखने के बजाय पिछले ईमेल संदेशों को बार-बार चेक किया जा सकता है. यह स्टोरेज स्पेस को बचाने में मदद करता है.

• अधिकांश ई मेल एक सब्जेक्ट लाइन के साथ आते हैं, और इसलिए Email के अंदर के मामले को समझना और इसके अनुसार उन्हें वर्गीकृत करना आसान है. अवांछित ईमेल को आसानी से अनदेखा किया जा सकता है और स्पैम फ़ोल्डर में ले जाया जा सकता है.
• ई मेल का उपयोग बातचीत शुरू करने के लिए किया जा सकता है क्योंकि यह तेज़ है, और इसलिए व्यवसाय को सुचारू रूप से चलाने के लिए इसके द्वारा कम्युनिकेशन जा सकता है.

ई-मेल के उपयोग

• हम दिन के किसी भी समय उस व्यक्ति से संपर्क कर सकते हैं, और वह मेल पढ़ सकता है और अपनी सुविधानुसार प्रतिक्रिया दे सकता है. यह ई मेल को व्यक्ति के समय का सम्मान करने और अनावश्यक संचार से बचने के लिए बनाता है.
• दुनिया में कहीं भी लोगों से संपर्क करने का पारंपरिक तरीका महंगा हुआ करता था. एक क्लिक से किसी को भी मेल भेजा जा सकता है जिसके पास मेल पता है, जो आसानी से संपर्क बनाए रखने में मदद करता है. और यह बिना किसी लागत के किया जाता है यदि सिस्टम इंटरनेट से जुड़ा है.
• ई मेल का उपयोग कई उद्देश्यों के लिए किया जा सकता है और यह उस व्यक्ति पर निर्भर करता है जो उनका उपयोग करता है. इसका उपयोग संचार के साधन के रूप में किया जा सकता है.
• शैक्षिक संदर्भ में, प्रवेश के लिए आवेदन करने, परिणाम प्राप्त करने और नौकरी के प्रस्ताव के लिए ईमेल भेजे जा सकते हैं.

ई-मेल लेखन के लाभ

कुछ फायदे नीचे दिए गए हैं:

• ई-मेल के बारे में हम जो मुख्य लाभ सोच सकते हैं, वह यह है कि यह पेपरलेस है. निर्देशों को कागजों में टाइप करने और उन्हें वितरित करने के बजाय मेल के माध्यम से भेजे जा सकता हैं. यह कम अव्यवस्था और पर्यावरण के अनुकूल काम को आसान बनाता है.
• ई-मेल के लिए अलर्ट सेट किए जा सकते हैं, और इसे समय पर ई-मेल भेजने के लिए शेड्यूल किया जा सकता है ताकि प्राप्तकर्ता मेल को इच्छित समय पर प्राप्त कर सकें.
• फ़ोटो या कोई डॉक्यूमेंट एक ही मेल के माध्यम से विभिन्न लोगों को आसानी से शेयर किया जा सकता है. साथ ही, क्लाउड स्टोरेज के रूप में, इसे मेलबॉक्स में स्थायी रूप से रखा जा सकता है.
• यूज़र अपने द्वारा प्राप्त ईमेल के लिए ऑटोमेटेड रिप्लाई सेट कर सकते हैं, और इससे समय बचाने में मदद मिलती है.

ई-मेल भेजते समय ई मेल शिष्टाचार (email etiquette) का पालन किया जाना चाहिए. यह यूज़र को ईमेल को छांटने और महत्वपूर्ण लोगों की जांच करने में मदद करता है. वायरस मेल में अटैचमेंट के जरिए फैलते हैं. समाज की बड़ी भलाई के लिए छोटे नुकसान से बचा जा सकता है और इसलिए ईमेल का न्यायिक उपयोग लोगों को कई तरह से मदद करता है.

यहां ईमेल (Email) के बारे में कुछ आम सवाल-जवाब (FAQs) हैं-